Roskapostisuodatus sähköpostipalvelun ylläpitäjällä on haasteellista, sillä suodatus tapahtuu aina vastaanottajan päässä pääasiassa. Lähettäjäkin voi suodattaa roskapostia mutta se on harvinaista. Tarkistamme täällä wenhotellissa asetukset päivittäin.
Mikäli verkkotunnukseen liitettyjä viestejä päätyy roskapostiksi niin yksinkertaisimmillaan yrityksenne yksittäinen tietokone lähettelee roskapostia. Jos käytetään nettiliittymä operaattorin yhteyttä lähettämiseen niin emme täällä webhotellissa voi mitenkään vaikuttaa asiaan.
Tärkein on ensiksi varmentaa ettei omalla verkkotunnuksella tai käyttämillä sähköpostipalvelimia käytetä roskapostien lähettämiseen.
Myös sähköpostiviestin sisältö vaikuttaa miten suodatus tapahtuu. Paljonkin mennään aluksi tämän varassa eli sähköpostiviestissä vaaditaan tietyt headerit ja sisältö pitää olla kunnossa.
- Älä kirjoita viestin aiheitta ISOILLA KIRJAIMILLA
- Älä tee t u r h i a välejä viestiin.
- Älä laita turhia !!!!!!!!! merkkejä, yksi riittää
- Sitten kannattaa vähän katsoa sananvalintoja, useimmat estävät yleisimmät roskaposti sanat käsin tehdyissä suodattimissa.
Kun sähköpostipalvelimelta lähetetään paljon roskapostia, se ilmoitetaan yleiselle SPAM listalle. SPAM listalla olevat palvelimet luokitellaan automaattisesti roskapostiksi, joten kannattaa säännöllisesti tarkistaa että löytyykö verkkotunnus täältä.
Tarkista nyt, ettei sähköpostipalvelimelta lähetetä roskapostia ennen kuin yrität poistaa itseäsi listalta tai joutuu sinne takaisin.
Nämä ovat yleisiä listoja, joilla jokaisella on oma tapa poistua listalta. Yleensä se vaatii vahvistuksen että olet verkkotunnuksen ylläpitäjä ja ilmoitat tämän “False Positiveksi”. Yleensä muutaman tunnin kuluessa poistuu listalta ja sähköpostien pitäisi toimia normaalisti.
Huomaa että kaikkia roskapostilistoja ei täälä ole saatavilla, joten jos vastaanottajalla on käytössä oma roskapostilistaus niin tulee ottaa yhteyttä ylläpitäjään.
Sähköpostit joutuvat tietyissä palveluissa roskapostiksi
Joutuessa tietyissä palveluissa roskapostiksi, ole yhteydessä aina vastaanottajan sähköpostipalvelun ylläpitäjään selvittämään missä tämä johtuu. Luultavasti olet joutunut heidän omille roskapostilistoille.
Gmail / GSuite
Suosittelen rekisteröitymään Googlen Postmaster palveluun. Palvelua auttaa havaitsemaan roskapostiliikennettä ja seuraamaan niitä.
Voit ilmoittaa tällä lomakkeella viestin välitys onglmasta Googlelle mikäli kaikki sähköpostisi menevät Gmailissa roskapostiksi.
Outlook / Office365
Microsoftilla kannattaa rekisteröityä heidän omalle Postmaster palveluun. Palveluun lisäät sähköpostipalvelintesi IP-osoitteet, niin pystyt seuraamaan, jos paljon roskapostia lähtee palvelimistasi kohti Microsoftin palveluja.
Microsoftilla on myös lomake, jonka avulla voit olla yhteydessä Microsoftin tukipalveluun. Mikäli saat takaisin automaattiviestinä “Not qualified for mitigation” sisällöllä niin pyydä lisätietoa Microsoftilta lisätietoa ja yleensä saat hyvin tällöin poistettua osoitteesi heidän estolistaltaan.
Yandex
Venäläisellä hakukoneella Yandexilla on vastaavanlainen PostOffice palvelu, jonne lisäät verkkotunnuksen. Verkkotunnuksen omistajuus vahvistetaan tiedostolla, jonka tulee lisätä webpalvelimelle.
Sähköpostipalvelun ylläpitäjille
Microsoftilla on työkalu, jonka avulla voi tarkistaa Microsoft Outlook / office365-palvelun sähköposti headereitä ja saada niihin selitteitä. Toimii parhaiten IE-selaimella. Tämä voi auttaa etsimään mahdollista syystä miksi sähköpostit menevät roskapostiksi.
Helpoin tämä on tehdä Gmailissa. Outlook, joka on varsin laajalti käytössä on puolestaan halunnut tehdä hommasta mahdollisimman hankalaa.
Täällä on artikkeli – ei tosin täysin ajantasainen – jossa on listattuna ohjeet erilaisille clienteille eli lukuohjelmille. Lisää englanninkielisiä ohjeita löytyy termeillä whitelisting email.
Microsoft Outlook 2016 for Mac -työpöytäversiossa jota itse käytän pudotusvalikoista löytyy kyllä kohta ”Roskapostiasetukset”, mutta sitä ei saa valittua. Insinöörien kotkotukset on joskus aika mielenkiintoisia, itse olisin mokoman jättänyt kokonaan pois tuolta kiusaamasta käyttäjiä.
Näin ollen olen kokeillut kahta konstia, joista toinen on lisätä lähettäjä osoitekirjaan tai liittää siihen sääntö joka ohjaa sen saapuessaan tiettyyn kansioon.
Näistä molemmat välillä toimivat, välillä eivät. Osa osoitekirjassani olevan lähettäjän viesteistä päätyy edelleen roskaposteihin eikä sekään auta, että säännöllisesti merkkailen heiltä tulevia viestejä ei roskapostiksi. Säännöissä on puolestaan se huono puoli, että ne toimivat vain kun viesti saapuu pääpostilaatikkoon.
Molemmat edellä mainitut vaihtoehdot – lisää osoitekirjaan ja laadi sääntö – löytyvät kun klikkaat viestin aktiiviseksi, sitten klikkaat hiiren oikealla näppäimellä (Macissa ctrl+hiiri) ja valitset pudotusvalikosta oikean kohdan.
Väittävät, että PC:llä edellä mainittu roskapostivalinta toimii ja sen alle voi käydä merkkaamassa turvalliset lähettäjät.
Ensin pitää klikata plussaa, sitten lisätä haluttu osoite ja lopuksi vielä tallentaa.
Jos käytät Office 365 Outlook -selainversiota osoitteessa portal.office.com, joudut ensin kaivautumaan asetuksiin:
Asetukset / Omien sovellusten asetukset / Sähköposti
…jolloin vasta saat näkyviin valikon josta pitää valita kohta Tilit / Estä tai salli.
Jos olet jossain vaiheessa merkinnyt yksittäisen viestin ”Tämä ei ole roskapostia”, Outlook on liittänyt osoitteen ylempään listaan joita ei enää blokata – tämä on hieno juttu!
Laita vielä rasti ruutuun kohtaan Luota omien yhteyshenkilöiden sähköpostiviesteihin.
Tämän jälkeen pitäisi riittää se, että liität merkkaat uuden uutiskirjeviestin lähettäjän kontaktiksi.
Summa summarum: jos sulla on Outlook niin käy välillä selaimen kautta tsekkaamassa tilannetta ja merkkaile ei-spämmit. Tämä on kaikkein varmin konsti.